Vacature Secretaris

Onze vereniging

Op 18 augustus 1936 is Zwem-, Waterpolo-, en Synchroonzwemvereniging Hellas-Glana opgericht. Door de vele jaren heen heeft Hellas-Glana vele nationale- en internationale zwem- en waterpolo kampioenschappen georganiseerd en spelen we mee in de top van het Nederlandse zwemmen.

Naast ontelbare zwemactivitieten, wedstrijden, maar ook veel ontspannender zwemactiviteiten vinden we het belangrijk om ook buiten onze zwemactiviteiten onze leden te verbinden door allerlei sociale activiteiten en willen we een actieve, goed georganiseerde, dynamische, slagvaardige en breed maatschappelijk georiënteerde sportvereniging zijn.

Hellas-Glana heeft als doel binnen en buiten de sport een brede vereniging zijn, voor jong en oud, rijk en arm, gaan voor de winst of liever ontspannen zwemmen. Iedereen is welkom, iedereen mag 100% meedoen en we maken ons samen sterk voor een sportief en veilig zwemklimaat. We willen dat iedereen elkaar aansteekt om op een positieve manier met elkaar en met de sport om te gaan.

Hellas-Glana support nauw samenwerken met zowel plaatselijke als regionale sportverenigingen en instanties. We trainen in het zwembad van Sittard (De Nieuwe Hateboer ), Geleen (Glanerbrook) en hopenlijk al heel snel in een geheel vernieuwd prachtig 50 meter wedstrijdbad in het nieuwe complex van de Glanerbrook in Geleen.

Het vrijwillige bestuur bestaat uit 6 leden en is onlangs in vernieuwde samenstelling van start gegaan. De ambitie is om een bestuur op afstand te zijn, dat 8 tot 10 keer per jaar bijeenkomt. De vergaderingen worden inhoudelijk voorbereid door de bestuursleden. De komende tijd ligt de focus op het ontwikkelen van een langetermijnstrategie om zo goed te kunnen inspelen op de overgang naar het 50-meter wedstrijdbad in het nieuwe complex van Glanerbrook in Geleen.

Bezigheden van de Secretaris:

De secretaris is het aanspreekpunt binnen de vereniging en zal optreden als informatieverstrekker binnen de vereniging.

Taken die behoren tot deze functie zijn:

Erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
Zorg dragen voor de notulen en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
- Functioneert als contactpersoon naar externen zoals KNZB en andere verenigingen
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel beheren;
Beheren van de ledenadministratie van de vereniging, in samenwerking met de penningmeester.
- Beheer in sportlink
  - Aanvragen startvergunningen
  - Aanvragen VOG’s
  - Update van nieuwe en bestaande leden
- Beheren van de administratie en correspondentie van de vereniging.
  - Overige bestuursleden op de hoogte houden van alle administratieve ontwikkelingen binnen de vereniging
  - Het doorsturen van de rekeningen naar de penningmeester mbt betaling en de subsidies.
- Toezien op de naleving van wet- en regelgeving (waaronder de AVG);
- Toezien op het voeren van een deugdelijke administratie; OneDrive
- Reserveringen en annuleringen van de verschillende zwembaden.
- Opstellen en verspreiden van nieuwsbrief bestuur ( 1x per jaar)
- Subsidies, in samenwerking met penningmeester
  - Aanvragen & afrekening reguliere subsidie gemeente (1x per jaar)
  - Aanvragen & afrekening topsportsubsidie gemeente (1x per jaar)
- Opstellen jaarverslag incl. vragen van bijdragen afdelingen (1x per jaar), in samenwerking met de commissies.
- Aanmelden jeugdsportkampioenen bij Sportstichting/gemeente (1x per jaar)
- Communicatie voor evenement uitnodigingen, in samenwerking met de activiteiten
- Opschonen ledenadministratie via Sportlink voor 1 januari van ieder jaar i.v.m. contributie aan KNZB (1x per jaar)
  - Op 1 Januari 20.. nieuwe ledenlijst Hellas-Glana uit Sportlink printen.
- Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post. Postbus beheer
- Zorg dragen voor een juiste archivering/ Beheren van het archief.

Bovenstaande taken worden in principe samen met een 2e secretaris uitgevoerd.

Tijdbesteding van deze functie: 5-10 uur per week.

Meer informatie

secretariaat@hellas-glana.nl

HELLAS-GLANA